Abläufe, die Ihr Team entlasten – nicht beschäftigen
Die beste Software nützt wenig, wenn die Abläufe dahinter nicht stimmen. Wir schauen uns Ihren Praxisalltag vor Ort an und bauen ihn gemeinsam mit Ihrem Team so um, dass weniger Reibung entsteht – am Empfang, am Telefon und in der Dokumentation.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die meisten Praxen kämpfen mit denselben Symptomen. Die Ursache liegt dabei selten bei den Menschen – fast immer im Ablauf.
„Das Telefon klingelt genau dann, wenn drei Patienten vor dem Tresen stehen.“
Dahinter steckt meist
Empfang und Telefon liegen auf denselben Schultern – ohne feste Telefonzeiten und ohne digitalen Weg für Rezept- und Terminwünsche.
„Der Kalender ist voll – und trotzdem sitzt das Wartezimmer voll.“
Dahinter steckt meist
Terminarten ohne realistische Dauer und keine Puffer für Akutfälle: Jeder Zwischenfall schiebt den ganzen Tag nach hinten.
„Befunde, Überweisungen und Zettel wandern über mehrere Schreibtische.“
Dahinter steckt meist
Medienbrüche zwischen Papier und MEDISTAR – Informationen werden doppelt erfasst und trotzdem gesucht.
„Neue Mitarbeitende brauchen Monate, bis sie wissen, „wie es hier läuft“.“
Dahinter steckt meist
Abläufe existieren nur in den Köpfen einzelner Kolleginnen und Kollegen – nicht dokumentiert, nicht einheitlich.
„Rezeptwünsche sammeln sich auf Klebezetteln und werden abends abgearbeitet.“
Dahinter steckt meist
Keine klare Übergabe, keine Frist, kein Bestellweg: Kleinigkeiten werden zur täglichen Überstunde.
„Am Quartalsende wird es jedes Mal hektisch.“
Dahinter steckt meist
Abrechnungsrelevante Dokumentation wird nicht im Alltag mitgezogen, sondern in letzter Minute nachgeholt.
Wo wir ansetzen
Sechs typische Stellschrauben, an denen Praxen am meisten gewinnen – von der Analyse bis zur Umsetzung mit dem Team.
- Ablaufanalyse vor Ort
- Wir beobachten einen echten Praxistag: Anmeldung, Telefon, Sprechzimmer, Abrechnung. Daraus entsteht ein ehrliches Bild, wo Zeit und Nerven verloren gehen.
- Terminmanagement
- Terminarten, Taktung, Pufferzeiten, Online-Buchung: Wir strukturieren Ihren Kalender so, dass Wartezeiten sinken und das Tagesprogramm planbar wird.
- Anmeldung & Telefon entlasten
- Klare Zuständigkeiten, Telefonzeiten, digitale Alternativen: Der Empfang bekommt wieder Luft für das, was wirklich Aufmerksamkeit braucht – Ihre Patienten.
- Papierprozesse digitalisieren
- Aufnahmebögen, Überweisungen, interne Laufzettel: Wir ersetzen Zettelwirtschaft durch digitale Abläufe, die in MEDISTAR sauber dokumentiert sind.
- Team einbinden & schulen
- Neue Abläufe funktionieren nur mit dem Team. Wir entwickeln Lösungen gemeinsam mit MFA und Ärzteschaft und schulen alle, bevor umgestellt wird.
- Pragmatisch statt Lehrbuch
- Keine 80-Seiten-Konzepte: Sie bekommen wenige, priorisierte Maßnahmen mit klarem Nutzen – und Unterstützung, bis sie im Alltag angekommen sind.
In vier Phasen zu Abläufen, die tragen
Keine Analyse, die in der Schublade landet: Jede Phase führt direkt in die nächste – bis die neuen Abläufe im Praxisalltag angekommen sind.
- 1Vor Ort
Ablaufanalyse
Wir begleiten Ihr Team durch einen ganz normalen Praxistag – am Empfang, am Telefon, im Sprechzimmer. Kein Fragebogen, sondern echtes Hinsehen.
- 2Auswertung
Maßnahmenplan
Sie erhalten eine verständliche Auswertung: Wo geht Zeit verloren, was bringt welche Änderung? Daraus entsteht ein kurzer, priorisierter Plan.
- 3Mit dem Team
Umsetzung
Wir stellen gemeinsam um – Schritt für Schritt, mit Schulung und ohne Big Bang. Wo Software hilft, richten wir sie in MEDISTAR und den CGM-Apps gleich mit ein.
- 4Einige Wochen später
Nachjustieren
Was läuft, was hakt noch? Wir schauen gemeinsam auf den Alltag und feilen nach, bis die neuen Abläufe selbstverständlich geworden sind.
Ein Montagmorgen – einmal anders
Ein typisches Beispiel dafür, was sich nach einer Prozessberatung konkret ändert. Die Details unterscheiden sich von Praxis zu Praxis, das Muster nicht.
Vorher
- Telefon, Tresen und Akutfälle treffen um 8 Uhr gleichzeitig auf eine Person.
- Rezeptwünsche landen auf Klebezetteln neben der Tastatur.
- „Kommen Sie einfach vorbei“ – das Wartezimmer füllt sich unplanbar.
- Anamnesebogen auf Papier, anschließend Abtippen in MEDISTAR.
- Fällt eine Kollegin aus, weiß niemand genau, wo ihre Aufgaben stehen.
Nachher
- Feste Telefonzeiten und eine Rückrufliste: Der Tresen gehört den Patienten vor Ort.
- Rezept- und Überweisungswünsche kommen gebündelt über ein Online-Formular herein.
- Terminarten mit realistischer Dauer und Akutpuffer: Das Wartezimmer bleibt ruhig.
- Digitale Anamnese vor dem Termin – direkt in der Kartei, ohne Abtippen.
- Abläufe sind dokumentiert: Vertretung und neue Mitarbeitende finden sich sofort zurecht.
Was Sie am Ende in der Hand haben
Prozessberatung ist bei uns kein Bericht, sondern ein Zustand: Abläufe, die im Alltag funktionieren. Damit das nachprüfbar ist, bekommen Sie sechs konkrete Dinge.
Klartext-Auswertung Ihres Praxistags
Die Stellen, an denen es wirklich hakt – verständlich beschrieben, ohne Beraterdeutsch.
Priorisierter Maßnahmenplan
Wenige Maßnahmen, geordnet nach Nutzen und Aufwand, mit klarer Empfehlung, womit Sie anfangen.
Dokumentierte Abläufe & Checklisten
Für Empfang, Telefon und Terminvergabe – damit Vertretungen und neue Mitarbeitende sofort mitziehen.
Fertig eingerichtete Werkzeuge
Terminarten, Textbausteine, Online-Formulare: konfiguriert in MEDISTAR und den CGM-Apps, nicht nur empfohlen.
Ein geschultes Team
Alle Beteiligten wissen, was sich ändert und warum – vor der Umstellung, nicht danach.
Ein fester Termin zum Nachjustieren
Damit aus guten Vorsätzen dauerhafte Routinen werden, schauen wir nach einigen Wochen gemeinsam noch einmal hin.
Passt zu jeder Praxisform – unabhängig vom System
Prozessberatung bieten wir unabhängig vom eingesetzten Praxisverwaltungssystem an. Wer mit CGM MEDISTAR arbeitet, profitiert zusätzlich davon, dass wir die Werkzeuge direkt mit einrichten.
- Einzelpraxis
- Kleines Team, wenig Puffer: Hier zahlt sich jede eingesparte Doppelarbeit sofort aus.
- Gemeinschaftspraxis & BAG
- Mehrere Behandler, ein Empfang: Wir sorgen für einheitliche Abläufe statt drei verschiedener Praxen unter einem Dach.
- MVZ
- Mehrere Standorte oder Fachrichtungen: Wir schaffen Standards, die überall funktionieren – ohne alles gleichzumachen.
- Übernahme & Neugründung
- Der beste Moment für saubere Abläufe: Wir helfen, gewachsene Gewohnheiten zu hinterfragen, bevor sie sich festsetzen.
Greift ineinander mit
Abläufe, Software und digitale Patientenservices gehören zusammen. Deshalb enden unsere Empfehlungen nicht auf dem Papier – wir setzen sie in Ihrem System auch um.
Prozessberatung im Detail
Wie läuft eine Prozessberatung bei DOC6 ab?
Wir starten mit einer Ablaufanalyse direkt in Ihrer Praxis: Anmeldung, Telefon, Termine, Dokumentation. Daraus entsteht ein priorisierter Maßnahmenplan, den wir gemeinsam mit Ihrem Team Schritt für Schritt umsetzen – ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Lohnt sich Prozessberatung auch für kleine Praxen?
Gerade dort. In kleinen Teams schlägt jede unnötige Doppelarbeit doppelt durch. Oft bringen schon wenige gezielte Änderungen – etwa bei Terminvergabe und Telefonzeiten – spürbare Entlastung.
Arbeitet DOC6 dabei mit dem Praxisteam zusammen?
Immer. Prozesse funktionieren nur, wenn das Team sie mitträgt. Deshalb beziehen wir MFA und Ärzteschaft von Anfang an ein und schulen alle Beteiligten, bevor ein neuer Ablauf live geht.
Muss die Praxis für die Ablaufanalyse geschlossen werden?
Nein – im Gegenteil. Wir wollen einen ganz normalen Praxistag sehen, mit vollem Wartezimmer und klingelndem Telefon. Wir beobachten im Hintergrund, stören den Betrieb nicht und besprechen Rückfragen in ruhigen Momenten oder nach der Sprechstunde.
Brauchen wir dafür neue Software?
Nicht zwingend. Viele Verbesserungen entstehen durch klare Zuständigkeiten, angepasste Terminarten oder feste Telefonzeiten – ganz ohne neue Technik. Wo ein digitales Werkzeug wirklich hilft, etwa Online-Terminbuchung oder digitale Anamnese, richten wir es direkt in MEDISTAR und den CGM-Apps ein.
Wo hakt es in Ihrer Praxis?
Schildern Sie uns im Erstgespräch Ihren Alltag – wir sagen Ihnen, welche drei Änderungen den größten Unterschied machen würden.